Глобална бележка за поверителност на служителите

Тази Глобална бележка за поверителност на служителите („Бележка за поверителност на служителите“ или „Бележка“) се прилага в глобалното предприятие на Ecolab за всички служители и независими изпълнители. Настоящата Бележка очертава личната информация, която Ecolab може да събира по време на вашите трудови правоотношения с Ecolab, как Ecolab използва и защитава тази информация и с кого можем да я споделим.

Настоящата Бележка за поверителност на служителите е предназначена да установи единен стандарт за всяко дружество на Ecolab по отношение на защитата на личната информация на служителите. Ecolab признава, че някои закони може да налагат допълнителни изисквания, освен тези, описани в настоящата Бележка за поверителност на служителите. Настоящата Бележка е допълнение към публично достъпната Политика за поверителност. Освен това всички местни декларации или разкривания, свързани с поверителността, специфични за вашата държава на пребиваване, ще заменят настоящата Бележка за поверителност за служителите в случай на конфликт.

Лична информация (известна също като информация, позволяваща идентифициране на личността или лични данни) е информация, която може да се използва за идентифициране на вас или всяко друго лице, за което информацията може да се отнася. Определена информация е необходима за установяване на трудовото правоотношение, докато друга информация се събира през целия период на вашата работа. Ecolab събира информация в съответствие с това, което е разрешено от закона във вашата страна на пребиваване. Определена информация, като пол, раса и религия, може да се събира само когато това е законово допустимо във вашата юрисдикция.  

Личната информация, която събираме във връзка с вашата работа, може да включва следното:

• Име и информация за контакт, включително информация за контакт при спешни случаи (например адрес; телефонен номер; имейл, факс);
• Информация за персонала (например дата на раждане, семейно положение, място на раждане, националност, пребиваване, гражданство, статут на разрешение за работа, военен статус, предпочитан език);
• Информация за плащане (например информация за лична банкова сметка, формуляри и информация, свързани с данъци, номер на корпоративна карта на Ecolab);
• Идентифицираща информация (например номер на социална осигуровка или друг национален идентификационен номер, номер на паспорт, номер на шофьорска книжка, номер на регистрационна табелка);
• Информация за акаунта (например идентификационни данни за вход в портала за работа на Ecolab или други портали за служители);
• Информация относно заетостта (например дати на заетост, възнаграждения и надбавки, членство в синдикат, пенсиониране, застраховка, бенефициенти, ограничения за работа и настанявания, разрешаване на жалби, представяне);
• Информация за длъжността (например идентификационен номер на Ecolab, длъжност, отдел/бизнес звено, ръководител, обект, компютър и достъп до съоръжения);
• Образование и обучение (например ниво на образование, област и институция, оценки на компетентност, професионални лицензи и сертификати или курсове за обучение);
• Професионална история (например предишни работодатели или предишни позиции; препоръчителни писма);
• Информация за присъствие (например платен отпуск („ПО“) и заявки за ПО, както и всички други заявки за отпуск);
• Информация за комуникация (например гласови съобщения, имейли, кореспонденция, документи и други работни резултати и комуникации, създадени, съхранени или предадени с помощта на нашите мрежи, приложения, устройства, компютри или комуникационно оборудване; информация от анкети);
• Информация, събрана от процесите на наемане и прекратяване (например информация за интервю, автобиография, мотивационни писма, препоръки, препоръчителни писма, проверки на миналото и кредитна история, преписи, взаимодействия преди наемане, писма за препоръка и дати на наемане, начална и крайна дата, дата на напускане и причини);
• Информация за оценка на експозицията на промишлена хигиена и мониторинг;
• Друга информация, предоставена във формуляри, както се изисква за обезщетения, заплати или човешки ресурси, в съответствие с приложимите закони;
•  Информация за изображения и прилики, когато това е разрешено от закона и/или след последващо известие, когато се изисква от закона (например идентификационна снимка, записи от камери за видеонаблюдение, други изображения или снимки и часове и места за използване на ключова карта);
• Технологична информация и информация, очертана чрез Известието за бисквитки на Ecolab, при достъп до определени сайтове на Ecolab, когато това е разрешено от местното законодателство, включително когато служител може да се откаже от събирането на такава информация (например информация от сърфиране, онлайн информация или информация за друга употреба от фирмени устройства или във фирмени мрежи, IP адреси на работни устройства, потребителско име, парола и всякакви други идентификационни данни, използвани за достъп до системи, приложения, устройства, компютри или комуникационно оборудване на Ecolab);
• Уникални лични идентификатори, свързани с определена технология за проследяване на уебсайтове, както е описано в Известието за бисквитки на Ecolab, и от които можете да се откажете в съответствие с настоящото Известие за бисквитки (например идентификатор на устройство; бисквитки, маяци, пикселни тагове, мобилни рекламни идентификатори или други подобни технологии или други форми на постоянни идентификатори); Моля, имайте предвид, че въпреки че настоящата Бележка за поверителност на служителите се прилага за цялата дейност на служителите, приложимостта на бисквитките и известието за свързаните бисквитки може да варира, ако сте на определени уебсайтове извън www.ecolab.com.
• Друга информация, която може да се обменя в хода на трудовите правоотношения с Ecolab.

Някои лични данни, като биометрична информация, данни за точно местоположение, пол, раса, религиозна и здравна информация, както и комуникации, при които ние не сме целевият получател, се считат за чувствителна лична информация съгласно определени разпоредби за поверителност на данните. Ние не събираме чувствителна лична информация във всички юрисдикции, в които работим. Когато се изисква от закона, ще бъде получено вашето изрично съгласие за събиране, обработване или прехвърляне на такава чувствителна лична информация. Ще бъдат предоставени подходящи мерки за сигурност и защита, които ще съответстват на естеството и рисковете, свързани с данните и дейностите по обработка.

Когато предоставяте лична информация на Ecolab, както е описано в настоящата Бележка за поверителност на служителите, тази лична информация обикновено се събира директно от вас и вие ще знаете каква точна лична информация се събира от нас.

При определени ограничени обстоятелства доставчиците на услуги трети страни могат също да събират информация от името на Ecolab (например за целите на проверки на миналото, скрининг и т.н.), въпреки че такова събиране на вашата информация винаги ще бъде в контекста на вашата работа, и ние ще ви информираме, че трета страна събира вашата информация в момента на събирането.

И накрая, определена информация може да бъде събирана от клиенти, партньори или други подобни, с които взаимодействате по време на работата си в Ecolab (например проучвания на клиенти за преглед на ефективността и подобни цели).

Съгласно условията на настоящата Бележка за поверителност на служителите, Ecolab използва гореописаните категории лична информация по няколко начина. Освен ако изрично не е посочено друго, горната информация може да се използва за която и да е от изброените по-долу цели. Тези цели не включват всички и може да получите последващо известие за допълнителни цели за други, специфични видове обработка. Ecolab може да използва вашата лична информация за:

• Определяне на вашето право на трудова заетост, включително проверка на препоръки и квалификации;
• Администриране на вашето заплащане и обезщетения;
• Оценка на квалификациите за определена работа или задача;
• Възможност за комуникация и работа в мрежа между служителите;
• Спазване на приложимите трудови закони или закони за заетост;
• Връзка с вас относно други възможности за набиране на персонал;
• Предоставяне на обща информация за Ecolab;
• Отговаряме на вашите запитвания и искания;
• Обработка на искове, свързани с работата (например обезщетения на работници и застрахователни искове);
• Осигуряване на обучение или други изисквания за развитие;
• Провеждане на прегледи на ефективността и дисциплинарни действия;
• Установяване на връзка в спешни случаи;
• Спазване на законови задължения, включително изисквания за здравословни и безопасни условия на труд, както и искания за информация от правителствени агенции и разследвания на сигурността, или за предявяване или защита на правен иск;
• Съставяне на директории на служителите;
• Гарантиране на сигурността на информацията, съхранявана от компанията;
• Управление на кадрови ресурси, финансово планиране, корпоративно съгласие, вътрешни одити и друга администрация;
• Администриране на нашите приложения, софтуер и електронни системи;
• Подобряване на удовлетвореността и работата на служителите;
• Предотвратяване на потенциално измамни, забранени или незаконни дейности;
• Като цяло управляване на всички аспекти на трудовите правоотношения, включително, но не само, установяване, поддържане и прекратяване на трудови правоотношения, общи операции, административни, финансови и свързани с човешките ресурси цели;
• За други подобни цели, които са необходими и разумно изисквани от Ecolab, за които ще получите последващо известие, ако това е съществено отклонение от горните цели.
  
   

В приложимите държави информацията, която предоставяте в раздела за равни възможности на кандидатурата за работа, ще се използва единствено с цел наблюдение на равните възможности в рамките на глобалното предприятие на Ecolab. Ecolab не използва тази информация за маркетингови цели.

Ecolab може да събира подобна или свързана информация или да използва лична информация за подобна или свързана цел в съответствие със законите и разпоредбите на определена юрисдикция. Когато е необходимо, ще бъде предоставено последващо известие преди по-нататъшно събиране. В зависимост от вашата юрисдикция може да имате права на субекта на данни като изтриване, коригиране или ограничаване на използването. Такива права на субекта на данни и юрисдикциите, където са приложими, са описани по-долу или в известия за конкретна юрисдикция. 

Определена събрана информация е необходима за установяване и поддържане на трудовите правоотношения. Ако решите да не предоставите необходимата информация, може да не сме в състояние да започнем или продължим трудовия договор или да предоставим всички ползи от заетостта, които иначе биха били достъпни за вас. Можете да попитате по всяко време дали определена информация е задължителна или незадължителна и да разберете как премахването на определена информация може да ви повлияе.

Можем да предоставим която и да е от описаните категории лична информация на служители, консултанти, филиали или други фирми или лица на Ecolab с цел обработка на такава информация от наше име, за да установим, управляваме или прекратим трудовото правоотношение с вас. В такива случаи изискваме тези страни да се съгласят да защитават поверителността на такава информация в съответствие с условията на настоящата Бележка за поверителност на служителите, както и публичната Бележка за поверителност на Ecolab и всички вътрешни стандарти за спазване на поверителността, както и законите и разпоредбите на юрисдикцията, в която живеете.

Страните, получаващи вашата информация, може да включват:

• Нашите филиали и свързани компании;
• Бизнес партньори, изпълнители и канални партньори, които не се считат за свързани компании;
• Доставчици от трети страни или доставчици на услуги трети страни, предоставящи важни услуги, необходими за подкрепа на вашата трудова заетост или кандидатстване и/или за да ви предоставят определени услуги, свързани със заетостта (включително за целите, посочени в предходния раздел);
• Трети страни, които могат да предоставят професионални съвети (например адвокати, банкери, счетоводители);
• Правителствени агенции или други страни в отговор на правен процес или други искания, когато това е разрешено от закона;
• С други лица или трети страни, с които сте поискали да споделяме информация.

С изключение на описаното по-горе, ние няма да споделяме вашата лична информация с други компании на трети лица за използване от тяхна страна с търговска или маркетингова цел без вашето съгласие или освен като част от конкретна програма или функция, за която имате възможност да се включите или да се откажете.

Освен това можем да разкрием лична информация: (i) до степента, в която сме убедени, че подобно действие е необходимо за спазване на всички приложими закони; (ii) за да наложим правата си и/или да предявим или защитим искове, свързани с вашата работа в Ecolab, да се защитим срещу каквато и да е отговорност, да се защитим от всякакви искове, да защитим правата, собствеността и личната безопасност на всяко лице или да защитим обществената благосъстояние; (iii) когато разкриването се изисква за защита на сигурността на други лица, в съответствие с приложимите закони (iv) за отговор на съдебна заповед, призовка, заповед за обиск или друг правен процес до степента, разрешена и ограничена от закона; (v) в случай че преминаваме през бизнес преход, като сливане, продажба, придобиване, ликвидация или продажба на всички или на част от нашите активи; или (vi) за допълнителна цел, която е пряко свързана с първоначалната цел, за която е събрана личната информация.

Ecolab ще запази вашата лична информация, доколкото е необходимо за целите, посочени в настоящата Бележка за поверителност на служителите, което обикновено е продължителността на вашата трудова заетост плюс поне една допълнителна година след прекратяване на трудовите правоотношения. 

В определени юрисдикции продължителността на времето, през което вашата лична информация ще бъде запазена, може да варира в зависимост от местното законодателство. Можете да попитате вашия мениджър или да се свържете с Ecolab, както е описано тук, за периода на съхранение, който е специфичен за вашата юрисдикция. Освен това можем да запазим и използваме лична информация до степента, необходима за спазване на нашите законови задължения (например, ако се изисква да запазим вашите данни, за да спазим приложимите закони), разрешаване на спорове и прилагане на нашите правни споразумения и политики.

Ако се намирате извън Съединените щати, по-специално ако се намирате в Канада, Бразилия, Европейския съюз („ЕС“), Европейското икономическо пространство („ЕИП“), Нова Зеландия, Република Южна Африка, Швейцария, Обединеното кралство или други държави с подобни закони за поверителност на данните, моля, имайте предвид, че ние и нашите сървъри се намираме в Съединените щати. Всяка информация, която ни предоставите, може да бъде прехвърлена и обработена в Съединените щати или други страни по света, където извършваме дейност. Въпреки че това може да включва получатели на информация, намиращи се в държави, където може да има по-ниско ниво на правна защита за вашата лична информация, отколкото във вашата страна, ние ще се стремим да я защитим в съответствие с изискванията, приложими към закона във вашата конкретна юрисдикция и предприемаме стъпки за споделяне само с трети страни, които предлагат подобна защита. Като се ангажирате и предоставяте лична информация и други данни, които Ecolab може законно да събира, обработва, използва или прехвърля във връзка с вашите отношения с Ecolab, вие недвусмислено се съгласявате вашата информация да бъде събирана, обработвана, използвана и прехвърляна, както е разкрито тук.

Ecolab спазва Рамката за поверителност на данните между ЕС и САЩ („РПД ЕС-САЩ“), разширението на РПД ЕС-САЩ за Обединеното кралство и Рамката за поверителност на данните между Швейцария и САЩ („РПД Швейцария-САЩ DPF"), както е посочено от Министерството на търговията на САЩ (наричани заедно „Програмата за РПД“). 

Ecolab е удостоверила пред Министерството на търговията на САЩ, че спазва Рамкови принципи за поверителност на данните („ЕС-САЩ. DPF принципи") при обработка на лична информация, получена от ЕС и Обединеното кралство. Ecolab също така е сертифицирала пред Министерството на търговията на САЩ, че спазва Принципите на рамката за поверителност на данните между Швейцария и САЩ („Принципи на РПД Швейцария-САЩ“, заедно с „Принципи на РПД ЕС-САЩ“ Принципи на РПД“ се наричат „Принципи“), когато обработваме лична информация, получена от Швейцария. Ако има някакво противоречие между условията в тази Политика за поверителност и Принципите на РПД на ЕС-САЩ (включително разширението за Обединеното кралство) и/или Принципите на РПД на Швейцария-САЩ, предимство имат Принципите. За да научите повече за програмата Data Privacy Framework и да видите нашето сертифициране, моля, посетете https://www.dataprivacyframework.gov/. За да видите пълния списък на участващите организации, моля посетете https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search. При определени обстоятелства Ecolab може да остане отговорна за действията на определени трети страни, ако тези трети страни обработват ЛИ, произхождаща от ЕС, Обединеното кралство, Гибралтар и/или Швейцария, която Ecolab им разкрива по начин, който не е в съответствие с Принципите.

Ако имате някакви запитвания или оплаквания относно обработката на вашата лична информация съгласно РПД, се свържете с нас, като използвате информацията в раздела „Свържете се с нас“ по-долу.  Ако все още имате конкретен проблем с поверителността, който не е бил разрешен след опит да разрешите въпроса или проблема си с поверителността директно с Ecolab, Ecolab се ангажира да работи с комитета, създаден от органите по защита на данните (ОЗД) на ЕС, Службата на комисаря по информацията (ICO) в Обединеното кралство, Федералния комисар по защита на данните и информацията (FDPIC) в Швейцария, по отношение на неразрешени оплаквания, свързани с обработката на лична информация, получена от нас в съответствие с РПД на ЕС-САЩ и разширението на РПД на ЕС-САЩ за Обединеното кралство и РПД на Швейцария-САЩ. Както е описано в програмата за РПД, физическите лица могат да имат възможност да изберат обвързващ арбитраж за разрешаване на вашето оплакване по отношение на лична информация с произход от ЕС, Обединеното кралство, Гибралтар или Швейцария. Моля, посетете уебсайта на програмата за РПД, свързан по-горе, за най-актуална информация. 

Ecolab е обект на разследващите и правоприлагащите правомощия на Федералната търговска комисия на САЩ с цел налагане на спазването на РПД. Освен това, при ограничени обстоятелства, публичните органи в САЩ, включително, но не само, федералното правителство на САЩ, могат да отправят законни искания към Ecolab за получаване на определена лична информация, с която Ecolab трябва да се съобрази.

Ecolab ще предприеме разумни стъпки, за да защити вашата лична информация, която притежава, и да я защити срещу риск от загуба, злоупотреба, неоторизиран достъп, разкриване, промяна и унищожаване. Ние използваме стандартни за индустрията мерки за сигурност, предназначени да защитават сигурността на цялата информация, събрана по време на трудовото правоотношение. Ecolab периодично преразглежда своите мерки за сигурност в опит да гарантира поверителността на личната информация. Въпреки това сигурността на информацията, предавана през интернет или през мобилно устройство, никога не може да бъде гарантирана. Ние не носим отговорност за прихващане или прекъсване на комуникации през интернет или за промени или загуби на данни.

Вие носите отговорност за поддържането на сигурността на всяка парола, потребителско име или друга форма на удостоверяване, участваща в получаването на достъп до защитени с парола или сигурни зони на системите на Ecolab, до които ви е предоставен достъп въз основа на вашата позиция. За да защитим вас и вашата информация, можем да спрем достъпа ви до която и да е система на Ecolab, без предизвестие, в очакване на разследване, ако се подозира нарушение на сигурността.

Ecolab ще вземе разумни предпазни мерки, за да гарантира, че вашата лична информация се използва само за целите, за които е била събрана, както е описано в настоящата Бележка за поверителност на служителите. Ecolab ще предприеме стъпки, за да гарантира, че личната информация е подходяща за предвидената употреба, точна, пълна и актуална. Въпреки това Ecolab разчита на вас да помогнете за предоставянето на точни актуализации на личната ви информация.

Ecolab си запазва правото да променя настоящата Бележка за поверителност на служителите от време на време, за да отразява точно нормативната среда и нашите принципи за събиране на данни. Когато се направят съществени промени в настоящата Бележка за поверителност на служителите, Ecolab ще ви предостави обновеното известие. Настоящата Бележка за поверителност на служителите беше последно променена през септември 2024 г.

Ако имате някакви въпроси или коментари относно настоящата Бележка за поверителност на служителите или Услугата, предоставяна от Ecolab, се свържете с нас на телефон 844-880-8355 или dataprivacy@ecolab.com.

Следните свързани субекти в САЩ са включени в сертифицирането на Ecolab по програмата за РПД:

• Abednego Environmental Services, LLC
• Chemlink Laboratories, LLC
• Ecolab (Guam) LLC
• Ecolab Inc.
• Ecolab Manufacturing Inc.
• Ecolab Production LLC
• Společnost Ecolab USA Inc.
• Flottec, LLC
• Nalco Company LLC
• Nalco Contract Operations, LLC
• NALCO INDUSTRIAL OUTSOURCING COMPANY
• Nalco Production LLC
• Nalco US 1 LLC
• Nalco Wastewater Contract Operations, Inc.
• Pest Management LLC
• Purolite LLC
• Quantum Technical Services, LLC
• Wabasha Leasing LLC